Berikut ini adalah beberapa masalah umum yang sering terjadi pada Sistem SIRUP LKPP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan)dan tips mengatasinya.

Masalah 1 : Bagimana jika RKA-K/L/D belum ditetapkan tapi lelang harus segera dilaksanakan ?

Solusi : Buat paket pengadaan secara manual

Masalah 2 : Belum mendapatkan file RKA-K/L/D tapi paket RUP harus tapi segera diumumkan

Solusi : Buat paket pengadaan secara manual

Masalah 3: Sudah upload tapi belum muncul program dan kegiatan di sistem SIRUP

Solusi :

Langkah 1

Klik ikon reload

Langkah 2 Bila belum muncul juga, maka:

  1. Logout terlebih dahulu,
  2. Pastikan user name dan password dalam kondisi tidak digunakan oleh pihak lain (logout),
  3. Pastikan Tahun Anggaran pada saat sebelum (pada home) dan sesudah login sesuai dengan Tahun Anggaran yang dikehendaki,
  1. Klik URL,
  2. Setelah rkactr ketik/formuploadrka?tahunAnggaran=2017,
  3. RKA di upload kembali.

Note untuk K/L :

  1. Pastikan file excel RKA-K/L dari aplikasi RKAKL sudah di simpan di file excel baru dengan cara copy paste cell ke file excel yang baru dan di save,
  2. Pastikan file excel masih original (belum di edit).

Note untuk Daerah:

  1. Pastikan file .csv/.xml berasal dari aplikasi SIKD,
  2. File .csv/.xml masih original (belum di edit).

Masalah 4 : Setelah saya melakukan generate, paket penyedia maupun swakelola  namun tidak ada muncul di tab penyedia maupun tab swakelola, bagaimana cara mengatasi ini di sistem SIRUP ?

Solusi :

Langkah 1

  1. Biasanya terjadi pada Admin PA/KPA yang belum dapat pendelegasian dari PA/KPA,
  2. PA/KPA mendelegasikan Admin PA/KPA untuk program dan kegiatan tertentu. Tata cara pendelegasian silahkan lihat di modul tata cara input manual pada tab Unduh,
  3. Admin PA/KPA ulangi proses identifikasi pemaketan.

Langkah 2

lakukan generate paket oleh user PA/KPA

Masalah 5 : Kenapa Cetak RUP tidak dapat dilakukan di sistem SIRUP

Solusi : Screenshoot Secara manual

Masalah 6 : Bagaimana cara mengatasi Penyedia di dalam swakelola tidak dapat diumumkan di sistem SIRUP ?

Solusi :

  1. Pastikan formulirsemua paket penyedia dalam 1 kegiatan swakelola sudah terisi,
  2. Pastikan formulir kegiatan swakelola sudah terisi,
  3. Bila formulir kegiatan swakelola dan formulir penyedia di dalam kegiatan swakelola sudah terisi semua, maka klik ikon umumkan.

Masalah 7 : Penyedia di dalam swakelola tidak dapat diumumkan karena salah satu/beberapa penyedia di dalam kegiatan swakelola di delete.

Solusi : Buat kegiatan swakelola dan paket penyedia secara manual.

Masalah 8 : Kenapa Pagu swakelola di sistem SIRUP minus ?

Solusi :

  1. Klik ikon pada kegiatan swakelola dengan pagu minus.
  2. Klik nominal pagu pada sumber dana

Masalah 9 : Tidak bisa generate (Semua paket sudah diidentifikasi tetapi masih ada keterangan pagu belum teridentifikasi)

Solusi :

  1. Lebih teliti lagi dalam identifikasi,
  2. Cek setiap output dan setiap komponen apakah sudah di identifikasi atau belum.

(Hal ini terjadi karena sebagian output/komponen belum di identifikasi).

Masalah 10 : Nama Satker/SKPD berubah

Solusi :

  1. Menonaktifkan Tahun Aktif di tahun yang sesuai
  2. Membuat Satker/SKPD baru.

Masalah 11 : Nama Satker/SKPD berubah

Solusi :

  1. Menonaktifkan Tahun Aktif di tahun yang sesuai
  2. Membuat Satker/SKPD baru.

Masalah 12 : Pengisian SiRUP dilakukan dengan 2 cara, yaitu secara manual dan upload file RKA

Solusi :

  1. Program dan kegiatan akan terinput 2X dengan isian yang berbeda.

Pertama akan muncul program dan kegiatan yang hanya berisi  paket yang diinput secara manual.

Kedua akan muncul juga program dan kegiatan dart file anggaran yang diupload.

  1. Agar tidak muncul paket yang sama, maka:
  2. paket yang telah diinput secara manual tidak perlu di hapus,
  3. paket yang sama dari hasil upload di delete setelah dilakukan identifikasi pemaketan dan generate terlebih dahulu.

Masalah 13 : Paket pengadaan yang diumumkan di SIRUP tidak ditemukan di e-purchasing

Solusi :

  1. Pastikan metode pemilihan dilakukan dengan e-purchasing
  2. Sinkronisasi SiRUP dan e-catalog 1 X 24 jam setelah paket RUP diumumkan di SiRUP.
  3. Bila langkah 1 dan 2 sudah dilewati tetapi paket masih belum ditemukan di e-catalog, maka koordinasi dengan Direktorat Pengembangan Sistem Katalog melalui email: qadr@lkpp.go.id

Masalah 14 : Admin RUP (saat ini admin PA/KPA} tidak bisa membuat paket karena program dan kegiatan tidak muncul.

Solusi :

  1. User yang bisa membuat program dan kegiatan adalah user PA/KPA, Admin PA/KPA (Admin RUP) tidak dapat membuat
  2. Meminta kepada Admin PPE yang ada di LPSE untuk membuat user PA/KPA.
  3. PA/KPA membuat program dan kegiatan.
Di rekap tidak bisa melihat
1. Klik Rekap
penyedia di dalam kegiatan
2. Klik Tahun Anggaran yang dikehendaki swakelola
 3. Klik tanda panah yang ada pada swakelola]
4. Pilih K/L/D/l,
5. maka akan terlihat rekap kegiatan swakelola dan paket penyedia di dalam kegiatan swakelola.
16     Apa yang harus dilakukan bila Bila kesalahan pada saat identifikasi pemaketan dan belum diklik
salah dalam identifikasi                     generate, maka identifikasi tersebut masih bisa dihapus dengan
pemaketan dan pemaketan               klik ikon hapus. Hapus identifikasi pemaketan bisa dilakukan per
paket atau per kegiatan.
Bila kesalahan setelah klik generate dan sebelum paket diumumkan, maka yang dapat dilakukan adalah:
1. menghapus paket yang salah dan dibuat kembali secara manual, atau
2. klik hapus generate, yang artinya menghapus hasil generate paket sebelumnya dan mengulang kembali identifikasi
pemaketan.
17     Sudah Upload, program dan              1. Bagi Pemerintah Daerah, saat ini upload file anggaran berasal
kegiatan sudah ada, tapi                    dari aplikasi SIKD yang hanya sampai pada rincian objek akun.
detail paket (detail rincian                2. PA atau Admin PA di SKPD dapat mendetailkan paket penyedia
objek akun) tidak ada.                       dengan cara pecah paket atau buat paket secara manual.
*            Bila ada kendata selain yang tersebut di atas, silahkan email ke: helpdesk-pmep@lkpp.go.id

 

 

NO                                                   PERTANYAAN
Siapa yang upload File Anggaran ke aplikasi SIRUP
Apa bentuk file anggaran yang diupload ke aplikasi
SiRUP
Apakah SIRUP Vers! 2 terdapat informasi sebagaimana di KAK?
Apakah perubahan RUP yang diakibatkan oleh perubahan anggaran perlu disahkan oleh KPA? karena perubahan anggaran itu sendiri sudah disahkan oleh KPA,
Apa yang harus dilakukan bila ada revisi RUP?
Apakah bisa dilakukan Integrasi aplikasi
perencanaan internal dengan aplikasi SiRUP?
Apakah swakelola diumumkan?
Sampai dimana level pemaketan pekerjaan pada
aplikasi SiRUP Versi 2?
Apakah RUP boleh diumumkan sebelum DIPA disahkan?
Apa yang harus dilakukan, apabila ielangakan
dilaksanakan tetapi anggaran belum disetujui
sedangkan paket pengadaan pada aplikasi spse akan muncul apabila paket RUP sudah diumumkan di
aplikasi SIRUP.
Bagaimana pengadaan yang melaiui e-purchasing namun RUP belum dibuat?
Bagaimana cara membuat User Name dan Password PA/KPA?
Bagaimana mengubah biodata PA/KPA?
Bagaimana membuat User Name dan Password Admin PA/KPA?
Berapa jumlah ideal untuk Admin PA/KPA?
Bagaimana cara mengumumkan paket pengadaan yang ada di SIRUP
JAWABAN
untuk daerah yang upload adalah Admin PPE, untuk K/lyang upload adaiah PA/KPA.
untuk daerah file anggaran yang diupload berbentuk .csv atau .xml yang berasal dari aplikasi SIKD,
untuk K/L file anggaran yang diupload adalah file excel yang berasal dari
aplikasi RKAKL setelah di simpan di file excel baru dengan cara copy paste
cell ke file excel yang baru dan di save.
Semua data yang ditarik dari RKA-K/L akan menjadi data RUP. Namun perlu
dilengkapi beberapa hal seperti lokasi, uraian pekerjaan, spesifikasi, jadwal
pemilihan penyedia, jadwal pelaksanaan pekerjaan.
Tetap perlu disahkan oleh KPA
dilakukan perubahan RUP di aplikasi SIRUP, yaitu pada menu “review”.
Integrasi dapat dilakukan dengan cara mengirimkan surat permohonan integrasi aplikasi SIRUP ke Direktur Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi Pengadaan disertakan dengan nomortelepon person!! yang dapat
dihubungi.
paket pengadaan yang ada di K/L/D/l harus diumumkan, baik pengadaan dengan cara swakelola maupun penyedia.
Pelaksanaan pengadaan melaiui penyedia baik dengan metode pemilihan
leiang, pengadaan langsung, penunjukkan langsung dan metode pengadaan
lainnya juga harus diumumkan.
Untuk swakelola di level komponen, sedangkan untuk paket penyedia dapat sampai detail akun.
– K/l: RUP diumumkan setelah rencana kerja dan anggaran Kementerian/ Lembaga/lnstitusi disetujui oleh DPR.
– Pemda : RUP diumumkan setelah rancangan Perda tentang APBD yang merupakan rencana keuangan tahunan Pemda disetujui bersama oleh Pemda dan DPRD.
Tetap mengisi SIRUP dengan klik pra DIPA
Paket pengadaan harus dibuatkan di SIRUP, karena saat ini SiRUP dengan e-
purchasing sudah terintegrasi.
1. Dilakukan oleh Admin PPE
2. dilakukan di menu kelola pengguna
3. user name PA/KPA menunjukkan nama satker/SKPD
4. isi biodata dengan jelas
1. Dilakukan oleh Admin PPE
2. klik kelola pengguna
3. klik menu edit PA/KPA yang dikehendaki
1. Dilakukan oleh PA/KPA
2. user name menunjukkan nama unit
3. Biodata di isi dengan jelas
Jumlah Admin PA/KPA dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan masing-
masing K/L/D/l
1. Pengumuman dilakukan oleh PA/KPA, di aplikasi SiRUP pengumuman dilakukan dengan menggunakan user PA/KPA,
2. Paket pengadaan dapat diumumkan bila formulirtelah diisi dengan
lengkap baik penyedia, swakelola, maupun penyedia di dalam kegiatan
swakelola.

 

 

NO                                                   PERTANYAAN
Bagaimana cara mengumumkan paket pengadaan yang ada di SIRUP
Bagaimana cara membedakan penyedia atau swakelola
Siapa yang menggunakan user PA/KPA, karena dalam tidak mungkin PA/KPA melaksanakan teknis aplikasi SIRUP?
Apa saja yang termasuk pada non pengadaan
Setelah file anggaran berhasil upload, tugas pemaketan ada di level PA/KPA atau dapat dilakukan Admin PA/KPA?
JAWABAN
1. Pengumuman dilakukan oleh PA/KPA, di aplikasi SiRUP pengumuman dilakukan dengan menggunakan user PA/KPA,
2. Paket pengadaan dapat diumumkan bila formulirtelah diisi dengan
lengkap baik penyedia, swakelola, maupun penyedia di dalam kegiatan
swakelola.
Suatu kegiatan di sebut swakelola atau penyedia dapat dilihat dari karakteristik kegiatan di dalamnya.
Suatu kegiatan disebut sebagai kegiatan swakelola bila termasuk dalam kriteria swakelola yang ada di Perpres Pengadaan.
Suatu kegiatan disebut sebagai penyedia bila dalam 1 kegiatan tersebut semua berisi pengadaan mefalui penyedia.
PA/KPA dapat memberikan mandat kepada unit kerja/orang yang dipercayai.
Tetapi mandat tersebut tidak serta merta menghapus tanggung jawab PA/KPA dalam menyusun dan mengumumkan RUP.
Menurut UU Nomor 30 Tahun 2014 Tentang Administrasi Pemerintahan, Mandat adalah pelimpahan Kewenangan dari Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau Pejabat
Pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung
gugat tetap berada pada pemberi mandat.
Non pengadaan diantaranya:
1. Dana Hibah dan dana sosial berupa transfer uang, yang tidak melalui proses pengadaan,
2. Pengadaan yang tidak melalui mekanisme Perpres pengadaan seperti pengadaan tanah.
Admin PA/KPA dapat melakukan pemaketan, pengisian formulir paket pengadaan. sedangkan yang bertugas mengumumkan paket pengadaan tetap menjadi tanggungjawab PA/KPA.

 

2 COMMENTS

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here